Digitalisierung und Automatisierung des Angebotsprozesses

Lösungsoptionen für die Digitalisierung und Automatisierung des Angebotsprozesses
Bildquelle: Fraunhofer IAO

Die Bauindustrie sieht sich während der Angebotsphase mit hohem Zeitdruck und unstrukturierten Ausschreibungsunterlagen konfrontiert. Dies führt zu hohen manuellen Aufwänden bei geringen Erfolgschancen im Ausschreibungsprozess. Ziel des Projekts ist die Identifikation von Lösungsoptionen zur Digitalisierung und Automatisierung des Angebotsprozesses bei der LEONHARD WEISS GmbH & Co. KG.

Problem- und Zielbeschreibung

Ziel des Projekts ist das Aufzeigen von Lösungsoptionen für die Digitalisierung und Automatisierung des Angebotsprozesses der LEONHARD WEISS GmbH & Co. KG. Dabei sollen entlang des gesamten Angebotsprozesses der Digitalisierungsgrad durch einen verbesserten Einsatz digitaler Methoden und durchgängige Datenstrukturen erhöht werden. Neben der Überführung der Anforderungen in ein Leistungsverzeichnis (strukturiertes Datenmodell) sind weitere Daten für die Kalkulation eines Angebots erforderlich (z. B. Erfahrungswerte, bestehende Lieferverträge, Rahmenvereinbarungen, aktuelle Regularien, …). Diese liegen in unterschiedlichen Formaten vor und sind in unterschiedlichen IT-Systemen oder Wissensquellen abgelegt. Die Daten müssen für die Kalkulation ausgewertet und zusammengeführt werden. Aufgrund fehlender digitaler Durchgängigkeit sind auch diese Arbeitsschritte aktuell hauptsächlich manuell.

Detaillierter Projektablauf

Die Potentialanalyse wurde zusammen mit den beiden Digitalisierungsexperten Niklas Brandmann und Peter Wildemann von LEONHARD WEISS durchgeführt. Zuerst erfolgte ein Kurzscan des Angebotsprozesses, um Umfang und Fokus der Analyse zu definieren. Die im Quick Check durchgeführte Analyse fokussiert auf einen prozessorientierten Ansatz. Die Herausforderungen im Prozess, in den eingesetzten Methoden, und den Schnittstellen und IT-Systeme wurden ermittelt und entsprechende Lösungsansätze und -konzepte erarbeitet. Neben Ansätzen aus der Bauindustrie wurden auch geeignete Ansätze aus dem Maschinen- und Anlagenbau im Hinblick auf die digitale Durchgängigkeit berücksichtigt. Die Analyse verbindet die betrachteten Ebenen strategische Unternehmensplanung, Prozessoptimierung und IT-Infrastruktur. Zusätzlich wurden übergeordnete Konzepte der Digitalisierung wie der Digitale Zwilling in den Mittelpunkt gestellt. Die Ergebnisse der Arbeitstreffen wurden in konkrete Handlungsfelder weiterentwickelt.

Projektnutzen

• Die Bearbeitungszeiten für einzelne Angebote bzw. Bewerbungen auf Ausschreibungen werden reduziert und durch die effiziente und im nächsten Schritt automatisierte Einbindung weiterer Datenquellen auch die Qualität erhöht.
• Strukturierte, digitale Datengrundlage (Digitaler Zwilling) in der Angebotsphase, die im Falle einer Beauftragung direkt weiterverwendet werden kann und wiederum Aufwände reduziert und eine Durchgängigkeit und Nachverfolgbarkeit erzeugt.
• Die Erfüllung der Anforderungen des Kunden kann besser abgesichert werden und die Kundenzufriedenheit gesteigert werden. Durch den Aufbau der ersten Strukturen eines Digitalen Zwillings können im weiteren Bauprozess auch die an der Ausführung internen Beteiligten, ausführende Unternehmen und die Gebäudebetreiber profitieren, da das Datenmodell sukzessive erweitert werden kann.
• Für Unternehmen mit einem vergleichbaren Leistungsportfolio soll die Möglichkeit entstehen, das entwickelte Konzept auf das eigene Unternehmen anzupassen und zu implementieren. Für kleinere Unternehmen können die Ergebnisse skaliert und angepasst werden und im Anschluss implementiert werden.
  

Zitat

In enger Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer IAO wurden gezielt erste Lösungsoptionen entwickelt, die wir nun implementierten können und so unseren Angebotsprozess maßgeblich optimieren können. Dies führt zu einem besseren strategischen Fit unseres Projektportfolios, zu langfristigen Ressourceneinsparungen, reduziert den Zeitdruck auf unsere Mitarbeiter und bringt uns Vorteile in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden.

Dr.-Ing. Peter Wildemann, Projektleiter Digitalisierung und Automatisierung bei LEONHARD WEISS GmbH & Co. KG

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