Quick Checks – Material Compliance

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Die Anzahl stoff- und produktbezogener Regelungen hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Dies stellt Unternehmen, insbesondere KMU, vor zunehmende Herausforderungen. Einerseits sehen sich Unternehmen mit immer komplexeren Anforderungen ihrer Kunden konfrontiert, andererseits unterliegen ihre Produkte direkt relevanten Regulierungen. Vor dem Hintergrund einer steigenden Zahl globaler Vorschriften erfolgt eine fundierte Überprüfung der bestehenden Material-Compliance-Strukturen und -Prozesse durch externe Fachleute. Der Quick Check dient dabei der Ermittlung des aktuellen Status Quo und der Identifikation gezielter Handlungsoptionen zur Optimierung. 

Problem- und Zielbeschreibung

Steigende Anforderungen im Bereich der Material Compliance (MC) stellen viele Unternehmen vor große Herausforderungen, insbesondere bei der Dokumentation, dem Lieferantenmanagement und der Risikobewertung von Materialien.

Der Material Compliance Quick Check ermöglicht eine effiziente Analyse des aktuellen Stands des MC-Managements – sowohl innerhalb des Unternehmens als auch im Vergleich zu anderen Firmen. Diese Bewertung hilft, Stärken und Schwächen schnell zu identifizieren und Best Practices abzuleiten, die zur Optimierung der eigenen Prozesse beitragen.

Eine effektive Umsetzung von MC-Anforderungen ist essenziell, um gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, Marktanforderungen zu erfüllen und das Vertrauen von Kunden und Partnern langfristig zu sichern. Die durch den Quick Check gewonnenen Erkenntnisse dienen als solide Basis für gezielte Verbesserungen und eine nachhaltige Weiterentwicklung des Material Compliance Managements.

Detaillierter Projektablauf

Der Quick Check startet mit einem Kick-off-Termin, in dem die spezifischen Herausforderungen des Unternehmens sowie die besonders relevanten Themenbereiche im Hinblick auf Material Compliance besprochen werden. Dabei wird auch festgelegt, welche Vertreter*innen aus den betroffenen Abteilungen in den Prozess eingebunden werden sollten.

Die eigentliche Durchführung erfolgt als eintägiger Workshop vor Ort. Nach einer allgemeinen Einführung in die regulatorischen Anforderungen der Material Compliance werden mithilfe eines Fragebogens neun zentrale Themenbereiche abgefragt und diskutiert. Diese reichen von der Kenntnis der betroffenen Regularien über die Anforderungen von Kunden und Märkten bis hin zu Themen wie dem Datenmanagement und der internen Kommunikation.

Im Anschluss ordnen die MC-Expert*innen das Material Compliance Management des Unternehmens in ein Reifegradmodell ein. Der darauf basierende Bericht enthält eine detaillierte Analyse des Status Quo sowie erste unternehmensspezifische Handlungsempfehlungen. Abschließend wird eine Nachbesprechung durchgeführt, in der die Ergebnisse nochmals vorgestellt und mögliche nächste Schritte besprochen werden.

Projektnutzen

• Umfassender Überblick über den Stand des aktuellen Material Compliance Managements
• Externe Bewertung der bestehenden Prozesse
• Fahrplan zur gezielten Verbesserung des Material Compliance Managements basierend auf den abgeleiteten Handlungsempfehlungen

Beteiligte Unternehmen

Das Format kann grundsätzlich in jeder Branche angewendet werden.
Der Quick Check Material Compliance wurde bisher mit den folgenden Unternehmen durchgeführt bzw. gestartet:

Referenzen

Der Quick-Check des Fraunhofer-Instituts hat uns einen wirklich umfassenden Überblick über die vielfältigen Bereiche der Material Compliance in unserem Unternehmen gegeben. Durch den neutralen Blick von außen haben wir gute Impulse erhalten, bestimmte Themen zu hinterfragen und in Angriff zu nehmen, wobei die identifizierten Handlungsfelder klar benannt und auf den Punkt gebracht wurden. Der Abschlussbericht stellt eine fundierte Orientierungsgrundlage für zukünftige Projekte im Bereich der Material Compliance dar.

Karina Eilers, Product Compliance & Certification, Balluff GmbH

Wir sind sowohl mit der Durchführung als auch mit dem Ergebnis des MC-Quick Check sehr zufrieden. Als Teilnehmer hat man zwar schon ein natürliches Gespür, wo man noch Defizite hat und an welchen Stellen möglicherweise Verbesserungen im Prozess möglich wären. Allerdings fehlt es in diesem Stadium an Erfahrungswerten und es gibt eine gewisse Unsicherheit bezüglich Prioritäten und darüber, welche Umsetzungsstrategien effizienter oder erfolgversprechender sein könnten.
Hier hat uns der Quick Check und die damit verbundene Beratung sehr geholfen. Wir haben erfahren, in welchen Punkten unsere Selbsteinschätzung realistisch war. Tatsächlich hat uns die Bewertung auch geholfen, nicht weitere Anstrengungen in Themen zu investieren, wo wir bereits gut aufgestellt waren und die Kapazitäten auf die Stellen zu konzentrieren, wo der größte Handlungsbedarf bestand. Nach dem Quick Check hatten wir das Gefühl, dass wir uns jetzt auf dem „richtigen Weg“ befinden. Daher würden wir für andere Themen und bei Bedarf jederzeit wieder gerne an einem Quick Check teilnehmen.

Klaus Plattner, Leiter DAkkS-akkreditierte Kalibrierlabore, halstrup-walcher GmbH

Für uns als mittelständisches Unternehmen war dieses Projekt von großem Wert. Von der ersten Besprechung an wurden wir durch die Mitarbeitenden des Fraunhofer IPA kompetent, praxisnah und mit hoher Detailtiefe beraten. Besonders hervorzuheben sind die klare Kommunikation und die konstruktive Zusammenarbeit, durch die wir gemeinsam eine fundierte Analyse unseres derzeitigen Material Compliance Managements durchführen konnten. Diese stärkt unser internes Wissen im Bereich Material Compliance und hilft uns, unsere Ressourcen bei der Umsetzung von definierten Handlungsmaßnahmen gezielt einzusetzen

Max Dietz, Manager für Nachhaltigkeit und Material Compliance, IDS Imaging Development Systems GmbH

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